Документооборот
Генерация, хранение и управление документами по заказам в бэк-офисе.
Документооборот
Типы документов
Clever Service формирует полный пакет документов на каждом этапе сделки.
Документы со стороны платформы
| Документ | Когда формируется | Кому |
|---|---|---|
| Счёт на оплату | При оформлении заказа | Покупателю |
| Договор поставки | Разовый или рамочный | Покупателю |
| Счёт-фактура | После завершения заказа | Покупателю |
| Акт приёма-передачи | После доставки | Покупателю |
| УПД | При необходимости | Покупателю |
Документы от поставщика (Китай)
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Инвойс (Commercial Invoice) | Стоимость товара для таможни |
| Упаковочный лист (Packing List) | Состав, вес, габариты каждого места |
| Коносамент / CMR / AWB | Транспортная накладная |
Таможенные документы
| Документ | Описание |
|---|---|
| ДТ (Декларация на товары) | Основной таможенный документ |
| Сертификат происхождения | Подтверждает страну производства |
| Сертификат соответствия | Для товаров, требующих сертификации |
| Разрешения и лицензии | Для отдельных категорий товаров |
Генерация документов в бэк-офисе
Счёт на оплату
Генерируется автоматически при переходе заказа в статус «Новый».
Для ручного создания:
- Откройте карточку заказа
- Перейдите во вкладку «Документы»
- Нажмите «Создать счёт»
- Проверьте реквизиты покупателя и сумму
- Нажмите «Сгенерировать» — документ создаётся в PDF
Счёт-фактура
- В карточке завершённого заказа перейдите в «Документы»
- Нажмите «Создать счёт-фактуру»
- Заполните дату, номер и данные ЭСФ (при необходимости)
- Отправьте покупателю через систему или скачайте PDF
ЭСФ
Если покупатель является плательщиком НДС и запрашивает ЭСФ (электронный счёт-фактуру), выставьте его через портал ИС ЭСФ и прикрепите к заказу.
Акт приёма-передачи
- После доставки товара перейдите в карточку заказа
- Нажмите «Создать акт»
- Укажите фактически доставленное количество
- Распечатайте и подпишите с покупателем (или отправьте на e-подпись)
- Загрузите подписанный скан в систему
Входящие документы
Покупатели загружают документы через личный кабинет. В бэк-офисе они появляются в разделе Заказы → Заказ → Документы → Входящие.
| Документ | Действие оператора |
|---|---|
| Платёжное поручение | Верифицировать: сверить сумму и реквизиты |
| Доверенность | Проверить подпись и печать |
| Сертификаты покупателя | Прикрепить к заказу |
Хранение документов
Все документы хранятся в облаке и доступны:
- Оператору — сразу
- Покупателю — через личный кабинет (только по своим заказам)
- Администратору — полный доступ без ограничений
Срок хранения — 5 лет в соответствии с требованиями налогового законодательства РК.
Отчёты
В разделе Финансы → Отчёты доступны:
- Реестр заказов — все заказы за период с итогами
- Акты сверки — взаиморасчёты с покупателями
- Отчёт по таможенным платежам — пошлины и НДС по всем поставкам
- Отчёт по перевозчикам — расходы на логистику